KIRJANPITO-OHJEITA YRITTÄJILLE

Kirjanpitovelvollisuus

Tilintarkastusvelvollisuus

Kirjanpitotositteet

Yrityksen vähennyskelpoiset kulut

Urheiluseurojen verovapaat matkakorvaukset

Kirjanpitäjän/tilitoimiston velvollisuudet ja vastuut

Jokainen liike- tai ammattitoimintaa harjoittava on toiminnastaan kirjanpitovelvollinen. 

Kirjanpidon tärkein tehtävä on tuottaa tietoa yrityksen taloudesta ja tilasta yritykselle itselleen, mutta myös ulkoisille sidosryhmille. Kirjanpidon niin ikään tärkeä tehtävä on yksityisten ja yrityksen varojen erillään pitäminen. Yrityksen kirjanpito on tarkasti lailla säädelty ja yrityksen johto vastaa siitä, että kirjanpito on hoidettu asianmukaisesti. Harvalla yrittäjällä on kuitenkin riittävästi tietoa kattavan kirjanpidon laatimiseen, joten avuksi tarvitaan asiantuntevaa kirjanpitäjää tai tilitoimistoa. Vaikka ensisijainen vastuu säilyy edelleen yrittäjällä, jakautuu toimeksiannon myötä osaa vastuusta myös kirjanpitäjälle. 

Auktorisoitu tilitoimisto on velvollinen toimimaan tiukasti lain mukaisesti ja huomioimaan uusia säännöksiä hyvissä ajoin ennen niiden voimaantuloa. 

Kokosimme tälle sivustolle yleisimmät ohjeet yrittäjille mm. kirjanpito- sekä arvonlisäverolaista kuin myös kirjanpitolautakunnan, taloushallintoliiton ja verohallinnon sivuilta. Toivottavasti näistä aukeaa paremmin, miksi tilitoimisto tai oma kirjanpitäjä pyytää kaikesta mahdollisesta tositteita ja lisäselvityksiä. Neuvoa ja apua voit pyytää aina myös omalta kirjanpitäjältäsi. 

Kirjanpitovelvollisuus

Kirjanpitovelvollisia ovat aina:

• Luonnolliset henkilöt harjoittamastaan liike- ja ammattitoiminnasta. Koskee myös liikkeen- ja ammatinharjoittajan kuolinpesää ja konkurssipesää, jos se jatkaa liikkeen- tai ammatinharjoittajan toimintaa.
• Osakeyhtiöt
• Asunto-osakeyhtiöt
• Yhdistykset
• Säätiöt
• Osuuskunnat
• Avoimet yhtiöt
• Kommandiittiyhtiöt

Velvoitteet kirjanpidon pitämiseen ja tilinpäätöksen julkistamiseen riippuvat yrityksen koosta ja yritysmuodosta. Mitä suurempi yritys, sitä vaativammat ovat myös kirjanpito- ja erityisesti tilinpäätösvaatimukset. Yritykset ryhmitellään mikro-, pien- ja suuryritykseksi.

Kirjanpitolain 1:4 a § mukaan yritys on pienyritys, jos enintään yksi alla olevista rajoista ylittyy päättyneellä ja sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella tilinpäätöspäivänä

1. Yrityksen taseen loppusumma 7 500 000 euroa
2. Yrityksen liikevaihto 15 000 000 euroa
3. Yrityksen tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä

Kirjanpitolain 1:4 b § mukaan yritys on mikroyritys, jos enintään yksi alla olevista rajoista ylittyy päättyneellä ja sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella tilinpäätöspäivänä

1. Yrityksen taseen loppusumma 450 000 euroa
2. Yrityksen liikevaihto 900 000 euroa
3. Yrityksen tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 10 henkilöä

Kirjanpitolain 1:4 c § mukaan yritys on suuryritys, jos vähintään kaksi alla olevista rajoista ylittyy päättyneellä ja sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella tilinpäätöspäivänä

1. Yrityksen taseen loppusumma 25 000 000 euroa
2. Yrityksen liikevaihto 50 000 000 euroa
3. Yrityksen tilikauden aikana palveluksessa keskimäärin 250 henkilöä

Keskikokoiseksi yritykseksi luokitellaan yritykset, jolla sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella ylittyy enintään yksi suuryritykselle tarkoitetusta raja-arvosta. 

Tilintarkastusvelvollisuus

Lähtökohtaisesti kaikki kirjanpitovelvolliset yhteisöt ja säätiöt ovat tilintarkastusvelvollisia. Velvollisuuteen valita tilintarkastaja vaikuttavat muun muassa yhteisön koko ja yhteisömuoto. Velvollisuus voi tulla lainsäädännöstä tai yhteisön omista määräyksistä. Poikkeuksena ovat kaikkein pienimmät yhteisöt (säätiöitä lukuun ottamatta). 

Tilintarkastaja voidaan tilintarkastuslain 2:2 §:n perusteella jättää valitsematta yhteisössä, jossa on sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella täyttynyt enintään yksi seuraavista

• taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa
• liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa tai
• palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.

Mikäli päättyneellä tilikaudella (riippumatta edellisestä tilikaudesta) ylittyy enemmän kuin yksi edellä mainituista raja-arvoista, muuttuu yhteisö tilintarkastusvelvolliseksi ja yhteisön on valittava tilintarkastaja tilintarkastamaan hallintonsa, kirjanpitonsa ja tilinpäätöksensä.

Vaikka yhteisö olisikin tilintarkastuslain perusteella vapautettu tilintarkastusvelvollisuudesta, on se tilintarkastusvelvollinen, mikäli yhtiöjärjestyksessä, yhtiösopimuksessa tai säännöissä on näin määrätty.

Myös yhteisömuodolla on merkitystä tilintarkastusvelvollisuuden kannalta.

• Yksityiset elinkeinonharjoittajat, eli niin sanotut toiminimet, eivät ole tilintarkastusvelvollisia.
• Osakeyhtiö, avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö ja osuuskunta kuuluvat lähtökohtaisesti tilintarkastusvelvollisuuden piiriin.
• Säätiöt ovat aina tilintarkastusvelvollisia.
• Asunto-osakeyhtiössä on oltava yhtiökokouksen valitsema tilintarkastaja, jos tilintarkastuslain rajat ylittyvät, tai jos yhtiön rakennuksessa tai rakennuksissa on vähintään 30 osakkeenomistajien hallinnassa olevaa huoneistoa.
• Yhdistykset ovat lähtökohtaisesti tilintarkastusvelvollisia.

Sellaisissa yhteisöissä on aina valittava tilintarkastaja, joiden pääasiallinen toimiala on arvopapereiden omistaminen ja hallinta ja joilla on kirjanpitolain 1 luvun 8 §:ssä tarkoitettu huomattava vaikutusvalta toisen kirjanpitovelvollisen liiketoiminnan tai rahoituksen johtamisessa. Tällainen ns. holdingyhtiö voi olla esimerkiksi konsernin emoyhtiö.

Kirjanpitotositteet

Tosite kuvaa liiketapahtuman sisällön ja kirjanpitäjä tekee kirjauksen tositteen perusteella. Kirjanpitolain 2:5 § mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välisen yhteyden tulee olla vaikeuksitta todettavissa.

Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen avulla.

Tositteesta pitää siis näkyä selkeästi, mitä on ostettu ja myyty. Muuten kirjanpitäjän on mahdotonta tehdä oikeaa kirjausta tai tilintarkastajan ja verotarkastajan arvioida, kuuluuko hankinta lainkaan yrityksen kuluihin. Luovutus- ja vastaanottoajankohta auttavat kohdistamaan kirjauksen ja arvonlisäverot oikealle tilikaudelle ja kuukaudelle.

Kirjanpitolain mukaisia tositteita tai niiden osia ovat

Myyntitoiminnan tositteita:

• myyntilaskut
• myyntilaskuihin liittyvät lähetteet, jos laskusta ei ilmene luovutettu suorite eikä suoritteen luovutusajankohta
• tilausvahvistukset tai vastaavat dokumentit, jos laskuja ei käytetä (esimerkiksi verkkokaupassa)
• tehdyt sopimukset, jos niistä ei lähetetä erikseen myyntilaskuina käsiteltäviä tositteita ja saadut maksut perustuvat tehtyyn sopimukseen.
• käteismyyntitositteet
• tositteena käytetyt tietojärjestelmän tuottamat myyntiraportit, joista käyvät ilmi kirjanpitolain ja arvonlisäveron edellyttämät tiedot.
• reklamaatiot ja valitukset silloin, kun niiden perusteella tehdään liiketapahtumaa koskeva oikaisu ja
• tiedot suoritetusta perinnästä silloin, kun myynnistä tehdään luottotappiota koskeva kirjanpitomerkintä, jos luottotappion peruste ei muutoin ole selvitettävissä.

Kirjanpitolaissa tarkoitettuja tositteita eivät ole esimerkiksi seuraavat asiakirjat, elleivät ne sisällä kirjanpitolain tai arvonlisäverolain perusteella määriteltyjä tietoja, jotka eivät ilmene tositteista tai niiden liitteistä:

• myyjän tekemät tarjoukset,
• myyntitilaukset,
• myynnin tilausvahvistukset,
• myyjän toimitusta varten tekemät lähetteet ja rahtikirjat
• Vietäessä tavaraa kolmansiin maihin tai toisen EU-maan alueelle, on Verohallinnon ohjeen numero 175 mukaan kuitenkin huolinta- tai rahtiasiakirjojen avulla voitava osoittaa, että tavarat on viety Suomesta ulkomaille.
• luotto-, pankki- tai asiakaskorttiostosta tehdyt korttimaksutositteet, joissa on ostajan kuittaus
• reklamaatiot ja valitukset silloin, kun niiden perusteella on tilikauden aikana jo tehty hyvityslasku tai muu vastaava oikaisu kirjanpidossa ja
• perintäkirjeet.

Ostotoiminnan tositteita

• ostolaskut
• ostolaskuihin liittyvät lähetteet, jos laskusta ei ilmene vastaanotettu tuotannontekijä eikä tuotannontekijän vastaanottoajankohta,
• ostotilaukset ja ostojen lähetteet, jos ostolaskuja ei käytetä,
• tehdyt sopimukset, jos niistä ei lähetetä erikseen myyntilaskuina käsiteltäviä tositteita ja maksetut maksut perustuvat tehtyyn sopimukseen.
• maksutapahtumien perusteella tehdyt ostojen oikaisut
• käteisostotositteet
• ostajan vastaanottamat perintäkirjeet, jos ne sisältävät kirjanpitoon kirjattavia perintämaksuja tai viivästyskorkoja.

Kirjanpitolaissa tarkoitettuja tositteita eivät ole esimerkiksi seuraavat asiakirjat, elleivät ne sisällä kirjanpitolain tai arvonlisäverolain perusteella määriteltyjä tietoja, jotka eivät ilmene tositteista, niiden liitteistä tai liiketapahtumia koskevasta kirjeenvaihdosta:

• ostajan tekemät tarjouspyynnöt,
• ostotilaukset,
• ostojen tilausvahvistukset,
• myyjän toimitusta varten tekemät lähetteet ja rahtikirjat,
• pankki- tai asiakaskorttiostosta tehdyt korttimaksutositteet, joissa on ostajan kuittaus
• luottokorttiostosta saatu kuitattu tosite, jos luottokorttiyhtiön laskulta ilmenevät kaikki tositteelta edellytettävät tiedot
• ostajan vastaanottamat perintäkirjeet.

Palkanlaskennan tositteita

• palkkalaskelmat ja palkkojen yhdistelmät
• lomapalkkavelkalaskelmat.
• ulosoton- ja Ay-jäsenmaksujen tilityksen todentavat tositteet.
• lääkärintodistukset tai –lausunnot, jos ne todentavat liiketapahtuman, esimerkiksi työntekijälle sairausajalta maksettavan palkan tai työnantajalta perittävän lääkärinpalkkion.

Maksuliikenteen tositteita

• rahalaitoksen antamat tiliotteet, joita käytetään tositteena
• luottokorttimaksuja hallinnoivan yhtiön provisioerittelyt
• käteiskassatositteet ja käteiskassan päiväkohtaiset yhteenvedot

Myös verkkopankista tulostettu kuitti kulusta tai tulosta on maksuliikenteen tosite.

Matkalaskut

• Palkansaajan on esitettävä työnantajalle selvitys (matkalasku) korvausten maksamista varten. Matkalaskusta tulee käydä ilmi matkan tarkoitus, kohde, tarvittaessa matkareitti, matkustamistapa, matkan alkamis- ja päättymisajankohdat sekä ulkomaille tehtyjen matkojen osalta tiedot maasta tai alueesta, jossa matkavuorokausi on ulkomailla päättynyt.
• Maksettaessa korvauksia palkansaajan omistamalla tai hallitsemalla kulkuneuvolla tehdystä työmatkasta matkalaskuun on merkittävä lisäksi korvausten perusteena käytetyt kilometrimäärät sekä yksikköhinnat.
• Matkalaskuun on liitettävä tositteet tai muu selvitys, joiden perusteella työnantaja maksaa korvauksia palkansaajalle.

Kun matkustaja veloittaa matkalaskullaan itse maksamiaan kuluja, esimerkiksi majoituskuluja tai junalippuja, tulee ostoista saatu tosite liittää osaksi matkalaskutositetta. Tositteena tulee käyttää arvonlisäveroerittelyn sisältävää kuittia tai muuta tositetta, ei pelkästään maksutiedot sisältävää pankkikorttimaksutositetta

Yrityksen vähennyskelpoiset kulut

Sisältö tulossa

Urheiluseurojen verovapaat ja veronalaiset matkakustannukset

Urheilu- ja liikuntaseurat saattavat maksaa niiden lukuun työskenteleville työntekijöille, toimeksisaajille ja vapaaehtoisille erilaisia suorituksia ja antaa heille erilaisia etuja. Verohallinnon ohjeessa kerrotaan näiden korvausten ja etujen verotuksesta sekä maksajan velvollisuuksista. Ohje koskee vain niitä urheilu- ja liikuntaseuroja, jotka ovat tuloverolain 22 §:ssä tarkoitettuja yleishyödyllisiä yhteisöjä. 

Osapuolten asemaa selkeyttää, jos sopimukset tehdään kirjallisesti. Jos sopimus on suullinen, urheiluseuralla olisi kuitenkin hyvä olla kirjallinen ohjeistus siitä, millaisissa rooleissa eri henkilöt toimivat seurassa ja millä perusteella heille maksetaan korvauksia tai annetaan etuja. On myös hyvä huomioida, että pelkkä sopimuksen nimike ei ratkaise osapuolten välisen sopimussuhteen luonnetta, vaan todelliset työskentelyolosuhteet ovat ratkaisevassa asemassa sopimuksen luonteen arvioinnissa.

Koska henkilö voi toimia urheiluseurassa monenlaisessa roolissa ja sopimussuhteessa, myös maksettavan vastikkeen, etujen ja kustannusten korvausten verotukseen liittyy erilaisia säännöksiä. Verohallinnon ohjeen tarkoituksena on auttaa urheiluseuroja toimimaan oikein, kun ne maksavat niiden hyväksi toimiville henkilöille erilaisia suorituksia tai antavat erilaisia etuja.

Urheiluseurassa tehdään monenlaista työtä. Henkilö voi työskennellä urheiluseuran hyväksi työsuhteessa, toimeksiantosuhteessa tai vapaaehtoisena. Urheiluseura maksaa työsuhteessa työskentelevälle henkilölle palkkaa ja toimeksiantosuhteen perusteella toimivalle työkorvausta. Vapaaehtoisena toimiva henkilö taas tekee työtä urheiluseuran hyväksi korvauksetta. Alla olevaan taulukkoon on Verohallinto koonnut ohjeet siitä, milloin matkakorvaukset ovat maksun saajalle verovapaita ja milloin veronalaisia.

Tarkemmat ohjeet löytyvät verohallinon ohjeista Urheiluseura suoritusten maksajana

Verohallinnon yhteenvetotaulukko 3.5 matkakustannusten korvauksista

Kirjanpitäjän/tilitoimiston velvollisuudet ja vastuut

Kirjanpitäjän työtä – myös neuvontaa – ohjaavat sellaiset periaatteet, kuten puuttumisvelvollisuus, tarkkailuvelvollisuus, selvitysvelvollisuus sekä pidättäytymis- ja irtaantumisvelvollisuus. Kirjanpitäjä on velvollinen noudattamaan hyvää kirjanpitotapaa ja pysymään ajan tasalla alaa koskevasta lainsäädännöstä. Kirjanpitäjällä on taloudellinen ja rikosoikeudellinen vastuu tekemästään työstä.

Yhä useammin yrityksen taloushallinto ja kirjanpito on jaettu yrityksen ja tilitoimiston kesken. Asiakas saattaa hoitaa tiettyjä osa-alueita (osakirjanpitoja) omassa järjestelmässään, josta on liittymä tilitoimiston kirjanpitojärjestelmään tai tilitoimisto ja asiakas käyttävät samaa pilvipalvelujärjestelmää siten, että asiakas hoitaa ja vastaa itse tietyistä toiminnoista (osakirjanpidoista).

Kirjanpitäjän rikosoikeudellinen vastuu ei kuitenkaan vähene taloushallinnon työnjakoratkaisujen ja niistä laadittujen sopimusten perusteella. Mikäli taloushallinnon ammattilainen havaitsee, että maksu- tai muut liiketapahtumat eivät luonteeltaan vastaa niiden todellista sisältöä eikä niiden perusteella toteuttava kirjanpito johda oikeansisältöiseen tilinpäätökseen, asiaan on puututtava. Jos kirjanpitäjä taloushallinnon ammattilaisena havaitsee esimerkiksi epäsuhdan maksetun palkan ja suoritettujen kilometrikorvausten välillä, asiasta on syytä pyytää selvitystä. Vaikka kirjanpitovelvollisella on oikeus päättää siitä, miten liiketapahtuma kirjataan, kirjanpitäjä ei vapaudu rikosvastuusta kirjatessaan tietoisesti väärin kirjanpitovelvollisen määräyksestä. Asiakkaan ohjeiden noudattaminen ei ole peruste rikkoa lakia.

Kirjanpitäjä kantaa rikosoikeudellisen vastuun, jos hän vajavaisin tiedoin ja kirjausratkaisut lopulta itse tehden yrittää toteuttaa kirjanpitoa. Vastuu on kirjanpitäjällä myös niissä tilanteissa, joissa asiakas antaa selvityksen epäilystä herättäneistä liiketapahtumista ja niiden luonteesta, mutta kirjanpitäjä ei voi ammatillisen harkintansa perusteella pitää tätä selvitystä luotettavana. Vastuu siis jää, vaikka kirjanpitäjä selvityksen saisikin, mutta ei voi pitää sitä luotettavana.

Kirjanpitäjä kantaa henkilökohtaisen vastuun tekemistään ratkaisuista myös työnjohdon alaisuudessa. Mikäli tilitoimiston johto on laiminlyönyt valvontavelvollisuutensa, tilitoimisto voi joutua oikeushenkilönä rangaistusvastuuseen rikoksesta

Tilitoimisto ei voi tehdä tietoisesti väärää ratkaisua, vaikka asiakas kirjallisesti ilmoittaa ottavansa asiasta vastuun. Rikosoikeudellisen vastuun vuoksi alan yleisiin sopimusehtoihin (TAL2023) on lisätty uusi purkuperuste:

” asiakas kieltäytyy noudattamasta tilitoimiston kirjausohjeita tilanteessa, josta voi seurata rikos- tai siviilioikeudellisia seuraamuksia osapuolille. Tätä ehtoa sovelletaan, vaikka kyse olisi vain osapuolten erilaisesta tulkinnasta lain, määräyksen, suosituksen tai ohjeen sisällöstä tai merkityksestä, kuten esimerkiksi tulojen ja niihin kohdistuvien menojen jaksottamisesta, varojen ja velkojen arvostamisesta kirjanpidossa tai tilinpäätöksessä tai kulujen vähennyskelpoisuudesta verotuksessa.”

Toimeksiantosopimuksen purkaminen tulee pohdittavaksi myös silloin, kun asiakas ei toimita kaikkia tositteita tilitoimistoon.